档案管理创新及服务模式改革的探讨.pdf

1、档案管理创新及服务模式改革的探讨秦紫英摘要：在社会经济、科技迅速发展过程中，各个单位对管理效率、质量要求也有所提升，尤其是档案管理工作。其主要原因是档案管理工作对单位正常运营、决策准确性具有重要影响。因而，各单位为实现稳定、健康发展的目标应对档案管理工作进行创新、优化。文章分析了目前档案管理工作的现状，研究了档案管理创新及服务模式改革的相关措施。关键词：档案管理;创新;服务模式改革;措施近年来，信息资源对单位、社会、国家发展的重要性持续增高。档案管理工作涉及了信息资源的存储、传输及使用，因而为有效提升信息资源利用率需做好档案管理工作。为提升单位档案管理工作效率及质量，应加强对档案管理工作现状的

2、研究，利用多种方式对档案管理工作进行创新、优化。一、档案管理工作现状分析各个行业发展、运营过程中必然会产生很多记录单位发展、人力资源、工作情况等方面资料的档案，这些档案会影响到单位发展、决策准确性，因而相关部门应做好档案管理工作，对工作中存在的问题进行明确分析。（一）对档案管理工作重视程度不够档案管理工作质量将直接影响单位运营效率及发展稳定性，然而受到传统观念的影响，我国各单位对服务工作的重视程度明显高于档案管理工作，甚至部分单位工作人员表示档案管理工作无法为单位创造价值。部分单位任意减少财力、物力、人力在档案管理工作方面的投入，导致本单位档案管理工作效率及质量不够高。同时，相较于其他工作来讲

3、，档案管理工作量较大、较为枯燥，因而档案管理人员工作积极性不够高。（二）档案管理人员专业水平待提高单位的档案管理工作是系统性、专业性工作，其对管理人员的要求较高。相关管理人员不仅需具备专业知识，还需具备较强责任心及工作能力。由于各单位对档案管理工作的重视程度普遍偏低，部分管理人员是由其他部门员工兼任的，其工作压力较大。同时，档案管理人员薪资水平不够高，因而部分管理人员工作积极性较差。一直以来，档案管理部门都存在缺少档案管理人员的问题，负责相关工作的人员未接受专业教育及培训（大多依据以往工作经验、其他人的宣教了解档案管理程序及方式，并完成档案管理工作，正是由于其并不了解档案管理工作流程及标准，导

4、致其工作效率、质量都不够高，这对单位发展不利。（三）档案管理方式不科学近年来，在信息技术、互联网技术持续发展中，其在各行业得到了广泛应用。信息技术、互联网技术也在各单位中得到应用，然而部分单位并未充分利用信息技术建立电子档案，对档案管理人员计算机操作能力也不够重视。部分单位虽然设置有电子档案，但是档案管理人员未接受相关教育，不能利用先进技术完成相关管理工作。二、档案管理创新及服务模式改革措施为实现提高档案管理效率及质量的目标，应对档案管理进行创新、对服务模式进行改革。在此环节，单位应依据档案管理工作中存在的问题进行优化。（一）重视档案管理工作单位的发展、决策均需要档案的支持，由此可见其对单位实

5、现稳定、持续发展目标具有重要意义。因而，单位为保证运营效果，由领导到员工都应重视档案管理，并配合档案管理人员的工作，保证档案采集质量、确保档案可得到充分利用。第一、单位领导应重视档案管理工作，应将档案管理融入日常管理工作中，科学制定监管、追责制度、档案管理工作流程等，以保证档案管理工作质量，这对确保单位决策准确性十分重要。第二、应制定完善档案管理人员奖惩制度，针对工作积极性较高、掌握先进管理理念及方式的员工，给予一定奖励;针对工作积极性差或给单位造成较大损失的员工，应进行惩处。采用此种方式，对提高管理人员责任心有一定作用。第三、应重视对档案管理工作的研究，积极优化档案管理制度，提升档案管理工作

6、规范性、先进性水平。（二）扩大档案服务内容信息技术、互联网技术的发展及推广，对各行业发展具有重要影响，提升档案管理效率就是其中之一。单位应利用信息技术对档案管理工作进行创新、优化。为实现这一目标，应加强信息化技术在档案管理工作中的应用，其主要措施为：首先，应依据本单位实际情况科学制定档案管理方案，尤其应重视档案管理工作服务模式，依据档案管理工作的每个环节科学制定管理、发展方案。同时，应依据此方案科学制定实施计划，以提高档案管理水平。其次，利用信息技术、互联网技术建立网站。其主要目的是提升档案管理水平，为民众提供便捷服务。简言之，单位可在网站中保存一些档案资料，民众可依据自己的需要查询、查看相关

7、档案。这样既能提高单位档案管理效率，也能提升单位服务质量。最后，积极利用数字化档案。应积极采集、保存、管理数字化档案，保证档案信息的正确性和及时性，这对档案信息的保存、利用十分重要。（三）基于大数据思想实施档案管理工作第一、单位应提升对档案管理工作的认知及监管。档案管理人员要转变工作理念，推动档案管理工作向数字化方向发展。档案管理人员要依据用户对档案管理工作的要求，正确认知档案管理工作的重要意义，利用大数据思想及大数据技术对档案管理工作进行优化。随着信息技术的发展，大数据技术在各行业中得到广泛应用，为提高档案管理工作质量应利用大数据技术建立数据库，将档案信息保存到数据库中，以便日后调用这些档案

8、信息;同时，档案管理人员应保证数据库运行的稳定性及安全性。第二、制定完善管理机制。管理制度的完善性、科学性将直接影响档案管理工作效率、档案管理信息化水平。为推动档案管理工作向着信息化、数字化方向发展，单位应建立完整档案管理制度。第三、提升档案管理信息化水平，不断改变档案管理人员的管理观念、积极应用信息化技术、制定档案信息查询及管理机制。（四）組建档案管理团队档案管理工作是一项系统性、复杂性工作，因而对档案管理人员要求较高，档案管理人员不仅要具备专业知识及管理能力，还需具备较高责任心及综合素质。由于单位中缺少高素质、高水平的档案管理人才，导致档案管理效率、质量不够高。为解决这一问题，应积极组建高

9、素质、高水平档案管理团队，加强档案管理创新、服务模式改革。为保证档案管理人员可胜任其工作，应采取多种措施提高其专业素质及管理能力。第一、应依据本单位档案管理情况、档案管理工作要求，合理制定管理机制，提升档案管理工作积极性及责任心;第二、应加强对内部档案管理人才的培训。通过专业化培训，提升档案管理人员档案管理知识及管理能力水平，以保证档案管理人员可胜任本职工作;第三、应选聘优秀档案管理人才。为组建高素质、高水平的档案管理团队，单位应积极选聘优秀档案管理人才;第四、加强主动学习。通过主动学习，档案管理人才可掌握管理流程、档案管理知识及技能，严格遵照管理标准及规范完成档案管理工作。（五）丰富档案管理

10、库馆藏为提升档案管理工作信息化水平，应由多方面着手实现丰富档案管理库馆藏的目标。在各种档案信息产生后，应利用信息化技术对档案信息进行信息化、数字化处理，以提升档案信息管理水平。实现集中管理、处理、合理利用档案信息的目标。同时，为保证档案信息的安全性，应做好档案备份工作。对较为重要的档案、电子文件进行备份，以保证档案信息的安全性。（六）提升档案信息利用率管理制度是影响单位档案管理工作效率的重要因素。为提高档案管理质量、提升档案信息利用率，应改革档案管理模式、完善管理制度。建立健全档案管理制度的主要目的：提升档案信息利用率、保证各信息的完整性，为单位决策、发展提供准确依据，实现单位持续发展目标。应

11、根据社会、市场发展现状及单位实际发展水平，科学优化档案管理制度，以提升工作人员责任心和积极性，这对保证档案管理工作质量具有重要意义。档案管理工作中要重视档案的安全性，以免档案信息丢失给单位、社会造成巨大损失。为保证档案的安全性，不仅需保证档案信息保存的安全性、完整性，还应确保档案服务的安全性，以提高单位服务质量、推动其稳定发展。三、结语近年来，随着经济与技术的飞速发展，各单位间竞争日益激烈，传统档案管理、服务模式已不能满足单位发展要求。因而，应依据社会、科技发展情况积极优化档案管理模式，以提高单位档案管理工作水平。参考文献：1李月.浅谈事业单位档案管理的创新思路J.科技创新导报，2018（02）.2李启红.新时期事业单位档案管理创新思路J.办公室业务，2019（01）.3阮芳.档案管理的创新与改革J.经济技术协作信息，2018（02）.（作者单位：新疆维吾尔自治区市场监督管理干部教育培训中心）