档案管理中应用知识管理的模式.pdf

1、档案管理中应用知识管理的模式王志祥知识管理这种管理方法就是利用各种知识进行管理，将已有的知识进行保存，在当今知识经济的巨大压力下，档案可以承载人们珍贵的记忆，和知识管理具有十分密切的关系，在档案管理中知识管理发挥着非常重要的作用，因此档案工作者需要明确知识管理理念，在工作领域中运用知识管理这种新型的管理方法，使自身的创新能力得到提升，从而在社会发展的过程中实现自我价值。一、知识管理的特征和核心（1）知识管理的定义。知识管理在当今的管理领域中属于创新管理，当前还没有得到广泛的认可。以网络的定义为基础，知识管理主要针对的对象就是知识、知识创造过程、知识应用等各种活动，从而可以使组织共享显性知识和隐

2、形知识。（2）知识管理的特征对于知识的流动性和共享性给予重视，对于集体智慧进行利用，从而提高组织自身的创新能力和应变能力，使组织在激烈的竞争当中获得一席之地，对于组织的职工给予精神鼓励，使员工自身享有一定的权力和责任，从而将员工自身的自觉性和能动性等充分的发挥出来，组织对知识和人才给予重视，在组织内部建立学习型组织。（3）组织知识管理的核心。实现组织的知识管理主要就是识别组织的各种信息和知识，并且进行全面的收集和科学的分类，对于各种相关的知识进行共享，促进知识创新，并且不断实现知识增值，这样才可以提升组织的应变能力和创新能力。知识管理的核心就是建设有关知识运用和创造的组织，知识是组织重要的战略

3、资源，可以更好的和其他组织竞争，组织要更加严格的管理知识资源，可以利用知识共享的方式将知识的价值在最大限度上发挥出来，使组织的知识资源得到丰富，从而建立有关新知识共享的机制。组织为服务对象提供的产品和服务当中也要蕴含着知识，在组织的实际经营管理模式当中利用知识管理，创新组织管理。二、档案管理的现状（1）信息化环境的档案管理。档案信息化，指的就是档案管理模式的重心为实现档案实体数字化信息化形式，从而为社会提供更多的服务。利用传统的档案管理模式，不仅耗费时间而且耗费人力，工作效率较低，实现档案管理信息化之后，可以提高工作效率，还可以将服务质量提高，使档案管理具备宽广的发展空间。档案管理不断发展，需

4、要建立信息化知识管理系统，创新档案管理，满足社会各个方面的利用需求，可以创造出更多的价值，从而将档案管理的核心竞争力得到有效提高。（2）档案管理工作存在的问题。针对当前我国的档案管理工作存在问题，档案工作人员缺乏档案意识，档案管理人员的素质比較低，需要得到提高。档案管理过程中，工作人员缺乏档案保护的意识，没有制定具体的保护政策和措施。除此以外，档案人员的学历和专业技能方面的素质也需要得到加强，切实改进档案管理工作，必须获得社会各个方面的支持。当前档案工作的硬件设备比较差，相关的设施也没有配备齐全，需要改进库房环境。三、档案管理中知识管理的应用（1）细化档案管理保管过程。在网络化的背景下，在档案

5、管理中利用知识管理，需要档案管理的细化。在档案管理中，基础工作是档案的保管，在传统的管理过程中，管理单位就是立卷，其中存在很多隐含的问题，档案人员对于档案材料信息无法主动的了解。关于信息的查阅也不够方便，变动过的档案很难进行查询，如果需要查阅的内容包含在内，整卷的查阅，非常耗费时间和人力。上述的管理方法比较落后，当前我国办公自动化技术不断得到普及，开始广泛的利用网络信息存取技术，档案管理细化了保管单位的运用过程。知识管理的基本单位就是知识元，具备行政指令、基本原理、技术方法等各个单元。利用计算机和网络通信实现知识元管理，这样会更加便利。与此同时将档案管理当中存在的问题进行挖掘，并研究解决，从而

6、促进档案信息资源得到更加深入的开发。（2）再造档案管理业务流程。实现业务流程的再造就是再设计组织当中的工作流程和程序。再造档案管理业务流程，以文件生命周期设计为基础，使组织文件和档案成为不可分割的整体，突破传统的文件工作和档案工作存在的界限，从而可以促进组织的文件档案工作实现一体化，统一设计业务流程。这个流程当中包括文件的生产、归档、保存等一系列过程，这样可以更好的管理组织档案，将其服务功能得到强化，从而提高组织的工作效率。知识管理不断发展，档案管理部门需要在自身的管理当中利用知识管理新技术，改变传统的档案管理方式，更多的利用网络技术和数据库技术，使其作为强大的支撑，引进各种现代化的工作方式，

7、从而实现有序化的档案管理。（3）拓展档案的管理职能。不断加强组织的知识管理，并且在这个过程中不断利用信息技术，转变档案管理的职能，组织需要建立新的管理模式才能满足这种需要。要想转变职能，首先需要实现知识的归纳，并且大力开发档案知识，从而针对档案管理实现智能化的服务，可以共享档案知识资源，这就需要转变观念，高度重视档案管理，以组织知识管理的整体要求和规划为基础，将档案管理职能进行完善。转变职能的同时也要转变档案人员的角色，使其成为档案知识的管理者。（4）强化档案管理人员的修养。当前在档案管理工作者中存在着很多问题，专业技能不够熟练，知识也比较匮乏。主要是因为管理者专业培训不足，自身的思想观念比较

8、落后，主要利用的还是传统的档案管理模式。档案管理部门要想更好的进行运作，需要将档案管理技术进行更新，定期培训档案管理人员，加强继续教育，领导需要更多的利用鼓励政策，创造出互利的氛围，可以使员工之间进行情景演练，使员工可以产生集体荣誉感，从而更加努力的工作，为组织争取创造更多的经济效益。在日后的工作当中更好的利用最新的管理模式，有效的结合现代信息化技术和档案管理知识。当前我们正处于知识经济的时代，档案工作应该明确传统管理模式对于档案管理的不利影响，抓住机遇，实现创新，结合档案管理和知识管理，科学合理的进行档案管理，使用户可以尽快的获得自己需要的信息，从而促进档案管理工作在知识管理模式中更加顺利的进行下去。