浅谈自学考试考籍档案的电子化管理.pdf

1、浅谈自学考试考籍档案的电子化管理摘 要：随着社会的进步、经济的发展，人们越来越看重学历与受教育程度，自学考试作为一种特殊的高等教育国家考试形式，受到了越来越多的关注与重视。自学考试有效结合了国家考试、社会助学、个人自学，以学历考试为主，主要对象是社会人员。自学考试具有广泛性、灵活性、开放性以及经济性的优势特征，因此受到了广大考生的认可与欢迎，但这也决定着其考籍档案管理的复杂性。信息化时代背景下，自学考试考籍档案管理工作也应顺应社会经济发展的趋势，朝着信息化、电子化的方向发展。本文主要对自学考试考籍档案的电子化管理相关问题进行了浅要分析，以供参考。关键词：自学考试 考籍档案管理 电子化 自考生中

2、图分类号：G275 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2018）01（a）-0182-02随着高等教育事业的不断发展，我国在自学考试领域也取得了极大的进步，自学考试的广泛性、灵活性、开放性等特征，决定着其考籍档案管理工作是一个复杂性的、系统性的工程。当今信息化时代下，若是自学考试考籍档案管理跟不上时代发展的潮流，不仅会在这方面浪费大量的精力与实践，还会严重影响自学考试考籍档案管理的效果，从而给自学考试的进一步发展带来一定的阻碍。基于此，实施电子化的考籍档案管理，不仅是自学考试主管部门的自动化办公需要，也符合自学考试规范化、系统化、科学化管理的客观要求。1 自学考试考籍档案的电子化管

3、理路径1.1 在思想上提高认识为更好地实现自学考试考籍档案的电子化管理，必须加强对考籍档案管理工作的正确认识，在建设电子化考籍档案管理系统的时候，能够有的放矢，使得自学考试考籍档案的电子化管理更具针对性。自学考试的广泛性、灵活性、开放性等特征，决定着考籍档案管理的复杂性，只有在思想上正确认识这一内涵，才能更好地推动考籍档案管理效果的提高。1.2 做好资料收集为更好地实现自学考试考籍档案的电子化管理，必须做好两个方面的工作，一是对考籍档案的数字化处理，也就是将纸质文件上的所有信息转化为数字信息，这也是电子化考籍档案的主要组成部分；二是将电子档案归档。考籍档案信息电子化的过程中，必须确保信息的真实

4、性、有效性以及准确性，在对电子档案进行归档时，必须应用科学的方法，不仅可以提高归档效率，还有利于避免重复的劳动，减轻工作量。1.3 加强保密管理考籍档案中的信息，是考生的隐私，一旦泄露，便会给考生带来巨大的影响与损失。基于此，实现考籍档案电子化管理的过程中，应加强保密管理，确保考籍档案的信息安全，切忌出现考籍档案丢失、损坏的现象，也不能泄露考籍档案中的信息。只有做到这两点，才能确保自学考试考籍档案电子化管理的顺利实现。1.4 加强人才队伍建设知识经济时代中，人才是一种非常重要的资源，为真正实现自学考试考籍档案的电子化管理，必须加强人才队伍建设，组建一支技能水平好、业务能力高、思想觉悟高的专业化

5、人才队伍1。要想建设完善的电子化考籍档案管理系统，除了要应用现代化的、先进的设备与技术，还要加强对人才的选拔，尽量招聘计算机水平、档案管理水平均比较好的复合型人才，才能确保自学考试考籍档案管理团队的整体水平。除此之外，也要进一步加强对档案管理工作人员的培训，重点培训一些档案管理方面的新知识、新政策、新技术，从而使档案管理人员能够在真正意义上适应自学考试考籍档案电子化管理的要求。2 自学考试考籍档案电子化管理的意义2.1 有利于提高自学考试考籍档案管理工作的效率以往的自学考试考籍档案管理，主要采取人为手工操作方式，由于工作量较大，因此需要的劳动力较多，不仅工作效率较差，也增加了人为因素所造成的误

6、差。而自学考试考籍档案电子化管理中，只需调动考生的考籍数据便可以处理考生的借考、转考、免考等情况，同时，通过利用自学考试考籍档案中的数据信息，还可以统计自学考试毕业生的人数。数据库、互联网、计算机以及通讯技术等新兴技术的有效应用，为资料收集、数据统计、电子报表提供了良好的技术支持2。同时其在自学考试考籍档案电子化管理系统中的应用，也大大提高了自学考试考籍档案管理工作的效率，促进了自学考试考籍档案管理水平的提高。2.2 可以提供更好的信息服务自学考试考籍档案的电子化管理，具有良好的信息服务职能，具体体现在：第一，可以提供验证证书真伪的服务。针对“假证”问题，通过查询电子化的考籍档案，便可以验证相

7、关信息是否真实，这对于打击社会不正之风，具有重要的意义，同时自考生的证书可以得到证实，也对于提高社会对自学考试的认可度。第二，可以为考生提供更好的服务。自学考试具有开放性的特征，专业设置范围较广，形式较多，存在借考、转考的现象，档案类别多样，流动性较大，这就给相关部门带来了巨大的工作量。因此，若是不实行考籍档案电子化管理，就不可以为自考生提供相应的服务，这就给自学考试的有效管理带来了巨大的阻碍。考籍档案与自考生的切身利益息息相关，若是出现了考籍档案损坏或者是考籍档案丢失的问题，就会给自考生的社会前途、职业发展造成严重的影响3。基于这样的原因，考籍档案电子化管理，也是自学考试的内在要求。开展电子

8、化的考籍档案管理，借助计算机、网络，相关部门便可以方便地查询考生的考籍信息，这也给考生带来了极大的便利。2.3 有利于促进高校综合管理水平的提高随着计算机、网络以及信息化技术的迅速进步，管理科学也得到了不断的发展与完善，高校追根究底是一个教育性组织，而作为一个组织来说，是否能够取得更好的生存与发展，在很大程度上受到其综合管理水平的影响4。在高校的综合管理工作中，自学考试考籍档案管理致使一个主要的配套部门，其他还有财务管理以及行政管理等。若是自学考试考籍档案管理出现问题，不仅会给高校的财务管理以及行政管理等工作的效率带来严重的影响，也会给其他管理工作造成一定的影响，如专业分布情况统计、跨专业情况

9、统计、毕业生人数统计以及课程合格证书打印等，从而在一定程度上阻碍高校综合管理水平的提高。只有切实实现自学考试考籍档案的电子化，才能更好地对自学考试考籍档案进行电子化管理，进而有利于促进高校综合管理水平的提高。3 结语综上所述，信息化时代背景下，自学考试考籍档案管理也应该遵从时代发展的要求，朝着电子化的方向转变，致力于提高自学考试考籍档案管理效率与管理水平，才能进一步推动自学考试事业的持续、健康发展。为了实现自学考试考籍档案的电子化管理，应从思想上提高对考籍档案电子化管理的正确认识，并要做好资料收集、加强保密管理，为自学考试考籍档案的电子化管理奠定良好的基础，切实保障自考生的切身利益。除此之外，也要加强人才隊伍建设，致力于培养一支优秀的人才队伍，从而为自学考试考籍档案的电子化管理注入新的生机与活力。参考文献1宋洁绚，郑代斌.关注学习者成长：自学考试助学班学习者档案管理改革趋势J.当代继续教育，2014，32（6）：17-20.2董传奇.高校等级考试电子档案的管理学解读以全国计算机等级考试为例J.江苏第二师范学院学报，2014，30（5）：56-58，124.3卢晓双.成人自学考试成绩电子档案的管理与应用J.内江科技，2017，38（8）：36-37.4宋洁绚，郑代斌.关注学习者成长：自学考试助学班学习者档案管理改革趋势J.当代继续教育，2014，32（6）：17-20.