工程物资集采管理体系研究.pdf

1、工程物资集采管理体系研究摘要:通过加强工程物资集采管理，实现企业降本增效和防控风险已逐渐成为企业的共识。本文从建筑工程企业物资采购特点出发，归纳工程物资集采管理的必要性和重要性，据此构建工程物资集采管理体系，提出保障该体系实施的支撑条件。关键词:工程物资;集采管理;业务管控一、建筑工程企业物资采购特点行业统计数据显示，在建筑工程项目的施工总成本中，物资成本占比超过四成。因此，物资采购价格是影响施工成本最直接、最重要的因素，也是影响项目收益的关键所在。特别是对于大型建筑工程企业而言，如何通过物资采购实现降本增效，从而推动企业价值持续增长，已成为一个重要问题。而对于我国大型建筑工程企业而言，虽然从

2、整体上看工程项目物资需求量十分巨大，但企业在市场中并没有获得与需求量相匹配的话语权，在物资采购价格、供货保障等方面均处于劣势地位。这主要是由于行业特性决定的，大型建筑施工企业通常组织结构庞杂，下属单位数量多且分散，加之施工项目所在地域和具体施工情况的影响，物资采购多以项目为单位进行，无法获得规模效益，也很难具有议价优势。同时，由于在建项目均为临时性，企业在分散采购中很难与上游供应商建立战略合作关系，在物资价格、持续供应保障等方面均面临较大风险。由此可见，对于大型建筑工程企业而言，物资集采的必要性和重要性是不言而喻的。通过物资集采，不仅有利于企业掌握优势资源，降低采购成本，保证物资的持续供给，同

3、时，在服务项目以满足工程需求的基础上，还有助于企业寻找市场机会从而拓展盈利渠道。二、工程物资集采管理体系的构建基于上述我国建筑工程企业物资采购的特点，实现物资集中采购供应首先需要构建集采管理体系。该体系的核心是建立企业内跨层级的协同工作机制。总部采购管理部门归口管理工程物资集采工作，负责做好顶层设计，明确各个参与方的职责分工，固化集采工作流程;集采平台公司负责具体实施，配合完成招标采购工作，与上下游企业签订采供销合同，收集各项目单位的需求计划，并根据项目实际制定实施方案;项目单位需要按规定的流程做好集采计划，并负责物资收货和现场管理。具体地看，集采管理体系由集采业务流程和集采业务管控两大维度构

4、成。(一)集采业务流程。集采业务流程具体分为经营投标和项目实施两个阶段。1经营投标阶段。该阶段包括项目信息收集、投标报价、销售合同签订与执行。(1)项目信息收集。销售部门通过电话、公共媒体、客户自媒体、内部传递、面对面会议等渠道，收集来自内外部的有关目标项目的有价值情报，并按照项目合同金额将项目信息划分不同类型。(2)投标报价。该流程包括四个环节:资格预审、报价管理、报价文件投递及开标、获取投标/询价结果。资格预审。销售业务经理会根据甲方资格预审要求，准备相关资格预审资料。招标文件中有投标保函、保证金要求的，销售业务经理负责按照公司有关投保保函、保证金办理规定进行办理。报价管理。根据不同项目的

5、采购量、交货地点、交货时间等情况综合考虑，选择多家优势供货商多渠道、多路径进行快速预询价。以预询价作为基准价进行利润加成，经部门经理审核、主管副总审批后，作为对外报价的基准。报价文件投递及开标。销售业务经理负责编制投标书，并按招标文件要求进行投递。开标后，仍由其理负责收集汇总各投标单位的有关报价、优惠条件等关键信息。获取投标/询价结果。销售业务经理负责获取投标/询价结果，更新项目状态。由其负责获取中标/未中标通知书，并向相关负责人通报投标/询价结果。(3)销售合同签订与执行。合同签订。按照公司合同审批流程进行合同审批，完成合同签订。合同执行。销售业务经理负责全程跟踪合同执行情况，内部负责与采购

6、业务经理协调交货问题，财务部门开票问题，外部负责协调甲方的回款问题。2项目实施阶段。在该阶段，本着公平、公正、合规的基本原则，在企业利润最大化、风险最小化的目标约束下实施就近采购。根据适用范围的不同，具体采购方式包括框架协议采购、公司储备仓库以及一单一询采购等。采购合同签订与合同执行有如下具体流程。(1)合同签订。按照公司合同审批流程进行合同审批，完成合同签订。(2)合同综合执行。采购业务经理负责全程跟踪合同执行情况，内部负责与财务部门协调付款问题，与现场协调员沟通交货情况，外部负责协调供货商的开票、供货问题。(3)现场交货。采购业务经理负责协调供货商发货时间，现场协调员对货物的运输过程进行全

7、过程跟踪，直至货物安全抵达交货地。货到现场后办理相关的移交手续，货物交仓库管理。(二)集采业务管控。1客户管控。销售部门收集有关目标项目的客户信息，包括企业概况、财务信息、联系人等，并按照企业统一规定的客户准入要求和标准进行客户准入审查。在此基础上，根据全年实际合作成交额及回款情况等，对客户进行评估分级，该分级每年进行动态调整，特别是对于严重失信客户会进行降级或淘汰处理。2供应商管控。在符合供应商准入原则的前提下，从营业范围、生产能力、供货维度、财务能力、质量保证能力和履约信用等维度，具体设计准入要求标准。根据全年度实际合作成交情况、供货情况、响应速度、服务效果等，对供应商进行动态评估分级，与

8、客户管控维度一样，供应商分级也以年度为单位动态调整。3风险管控。通过对业务实施过程中可能存在的风险进行识别，并针对主要风险点制定相应的风险预防措施。4安全管控。产品采购过程中的安全管理涵盖整个采购工作的全流程，确保在供应商考察阶段、运输阶段、现场检验/交货阶段，现场服务阶段的作业符合安全管理的要求以及物流仓储的安全管理。三、工程物资集采管理体系的实施支撑条件(一)保证资金良性周转。资金是集采工作的生命线，是集采工作可持续进行的物质保障。一方面，需完善集采流动资金筹集机制。项目单位需根据承接项目测算工程物资采购总额和流动资金需求额，集采平台公司据此明确资金来源，通过合理运用票据、供应链金融等多种

9、融资方式，积极拓展融资渠道，降低资金成本。另一方面，需完善集采资金清算机制。建立集采资金有偿占用机制，以经济手段督促各项目单位及时偿付，避免项目单位无限制占用集采资金，造成因内部流动资金沉淀而导致集采难以为继的情况发生。(二)加强供应商关系管理。在供应商关系管理方面，立足于长期合作和价值增值的共识，进一步加强企业集团层面的战略合作渠道建设，从战略采购和区域集采两个维度拓展集采业务的深度和广度，加强资源渠道建设，提升整体经营效益。同时，也应充分考虑物资市场价格、供应商的持续供给能力等因素，引入供应商选优机制，实现风险的有效管控。(三)推进标准化和信息化建设。在集采管理系统中积极推进业务流程标准化和信息化管理。业务流程标准化有助于规避集在定价、服务等方面存在的差别以及隐形损失的发生。信息化除了在已有的集中招标及询价等方面广泛应用外，可进一步应用于计划、对账、结算、付款等信息流转方面，实现提效降本。参考文献:1张世明大型建筑企业幵展区域性物资集采供应模式的探索j工程机械与维修，2017(4):97992乔金万集采供应模式下铁路工程项目物资供应管理探讨j采购与供应管理，2020(1):56583吕游电力建设企业大宗物资集采分供策略的探索与实践j电力设备管理，2020(2):108110