文控管理办法.pdf

1、文控管理办法文控管理办法 1 总则 1.1 目的 为进一步规范*有限公司（以下简称公司）文件控制管理，完善文件的编订、修改、收发、分类标准，特制订本办法。1.2 适用范围 本办法适用于公司各部门文件。1.3 职责权限 1.3.1 管理部负责本办法编制、修订、废止的起草。1.3.2 管理部负责本管理办法的发放及存档管理。1.4 文件定义 1.4.1 管理文件：指为规范公司管理而形成的有效指导日常运作的文件，包括管理制度、组织机构、流程、规定、规范、办法、程序、标准、红头文件、表单等。1.4.2 业务文件：指各业务项目部门针对营销业务编写的对外相关文件。1.5 分类及定义 1.5.1 管理工具类：

2、指为公司各类管理文件、业务文件、各类标准、程序等体系内文件的编订、修改、废止等所有文件控制的指导性文件。1.5.2 管理程序类：指为公司各类管理、业务、生产、采购等全运营过程的工作/作业流程确定性文件。1.5.3 管理标准类：指为公司各类管理、业务、生产、采购所有工作/作业活动过程中的执行标准性文件。1.6 分级标准 1.6.1 管理文件共分三级，对应层级分别为：一级管理文件：为公司层面所编订、控制的管理文件 二级管理文件：为部门层面所编订、控制的管理文件 三级管理文件：为基层层面所编订、控制的管理文件 2 文件结构及编写标准 2.1 页眉：公司 logo 和公司全称，公司全称用“五号”“宋体

3、”“左对齐”编写。2.2 文件头：公司全称加管理文件，“一号”“黑体”“加粗”“居中”编写，换行文件编号和版次，“四号”“仿宋体”“不加粗”“左对齐”编写，换行下划线。2.3 文件名：文件名全称，“三号”“黑体”“加粗”“居中”编写。2.4 文件标题：“四号”“仿宋体”“加粗”编写。2.5 文件正文：“四号”“仿宋体”“不加粗”编写。2.6 文件编号：一级编号以阿拉伯数字 1 加空格一个字符，以此类推；二级编号以一级编号为前提后缀.1 加空格一个字符，以此类推；三级编号以一、二级编号为前提后缀.1 加空格一个字符，以此类推；四级编号以一、二、三级编号为前提后缀.1 加空格一个字符，以此类推。最

4、高设四级编号，四级编号后细项以为编号。（示例：一级编号 1+空格；二级编号 1.1+空格；三级编号 1.1.1+空格；四级编号 1.1.1.1+空格）2.7 页脚：包括文件类别、抄送详情、编订日期、生效日期、页码，小五号 宋体 不加粗 左对齐编写。2.8 段落行间距：文件名行间距为一倍间距，段前、后各增加 1 行，文件正文为单倍行间距。2.9 段落缩进：分段落为首行字符缩进 2 字符。3 文件分类编号设定 文件流水号 部门编码 传达层级文件类别代码 公司代码 3.1 文件编码说明 3.2 公司各部门及分公司各部门下达的每一个文件只允许有唯一的一个编码。3.3 公司及各分公司编码如下：3.3.1

5、 山东凯源木业有限公司编码：KY 3.3.2 山东蓝源化工有限公司编码：LY3.3.3 山东宏源热力有限公司编码：HY 3.3.4 山东俏家装饰有限公司编码：QJ3.4 文件类别编码如下：文件类别 文件编码 英文 管理工具 MT Management Tool 管理程序 MPManagement Procedure 管理标准 MS Management Standards 3.5 部门编码如下：部门名称 部门编码 部门名称 部门编码 部门名称 部门编码 总经办 ZB 金融项目部 JX 人事行政部 RX 审计部 SJ 3.6 文件流水号自 001 起连续往下延续编写(合同文件除外)。3.7 文件

6、传达层级是指文件需贯彻深度，具体划分如下 层级 编码 公司高层 A中层管理/部门负责人 B 基层管理/部门职员 C 基层员工 D 3.8 版次号为初次定版发布为 A/1，施行期间修订后为 A/2，以此类推。文件改版后为 B/1，施行期间修订为 B/2，以此类推。3.9 文件内记录表格、表单、附件编码以文件编码为基础，后缀附件号，以阿拉伯数字显示。（示例：本管理办法内附件一编码为：KY-MTRX-B001-01）4 文件控制流程 文件控制流程详见凯源木业文控流程图（附件一 编码：KY-MTRX-B001-01）。5 文件管理 5.1 管理文件定期修订、改版、评审和废止，具体标准如下：文件等级 管

7、理动作 周期 一级 修订 1 年 改版 2 年 评审 1 年 废止 5 年 二级 修订 1 年 改版 2 年 评审 1 年 废止 5 年 三级 修订 1 年 改版 2 年 评审1 年 废止 5 年 5.2 当管理文件所对应的管理活动流程、标准、结构发生变化时，或开发出更适用于对应管理项的管理措施、方式或标准时，进行实时修订或改版。5.3 管理文件发布、评审、审批需填写管理文件审批记录表（附件二 编码：KY-MTRX-B001-02）5.4 该管理办法正式实施后，原文由人事行政部负责存档管理，除必要公司业务用途之外不得外借。5.5 经批准实施后的文件，由人事行政部列入公司受控文件清单（附件三编码

8、：KY-MTRX-B001-03），并对文件进行动态管理。5.6 文件发放前，人事行政部根据确定的发放范围标明发放号和受控状态。受控状态分为“受控”和“非受控”两种，受控文件由总经办盖“受控”章，任何受控文件均应确保其为有效版本。5.7 管理文件的发放由总经办统一印制发放，并填写管理文件收发记录（附件四 编码：KY-MTRX-B001-04），领取部门负责人签字后方可领取。6 附则 6.1 本管理办法经董事长审批后正式生效。6.2 管理办法内未尽事宜以公司实际管理为准。6.3 遇管理办法内条款与相关法规或地方行政标准冲突时，以法规及上级规定为准，并对该管理办法进行修订。6.4 人事行政部保留对

9、该管理办法的最终解释权。编制：校准：审核：批准：附件一 编码：KY-MTRX-B001-01 凯源木业文控流程图 责任部门/人 流 程 说明 相关部门 总经办 董事长 人事行政部 人事行政部 各部门 相关部门 N 销毁 旧版/页 换版/页时 是否保留 Y 标识 实施更改 作废 更改申请 更改审批获取 外来文件识别 Y N 是否批准 受控 Y N 实施与管理 评审 是否适用 发放与登记 校准/审批 文件编制 签批；明确编号、版次、受控状态、发放等；做好登记，确保发放至相关使用部门；注意电子文件的管理，防止文件失控；必要时对适用性进行评审；相关部门/人事行政部 履行文件更改手续，做好文件更新；履行文件作废手续。附件二编码：KY-MTRX-B001-02 管理文件审批记录表 文件名称 文件编号 管理部门 编 制 人 会 签 部门 签字 日期 部门 签字 日期 文件内容简述 校准签字：年 月 日 审批 签字：年 月 日 发布日期 年 月 日 实施日期 年 月 日 发放范围 附件三编码：KY-MTRX-B001-03 受控文件清单 序号 文件编号 文件名称 版次 编制 校准 审批生效日期 附件四 编码：KY-MTRX-B001-04 管理文件收发记录 序号 文件编号文件名称 版次 文件类别 发放 回收 接受人 日期 签收人 日期