大数据时代工程企业档案信息化建设探析.pdf

1、大数据时代工程企业档案信息化建设探析徐浩伦摘 要随着大数据相关技术的飞速发展，数据技术已经应用到国内各个行业以及各个领域。在大数据时代，工程企业档案信息化建设受到行业的广泛关注。一方面，现阶段工程企业的数据信息量呈爆炸式增长，以往的纸质档案管理方法已经无法满足企业数据信息记录需要。另一方面，档案的信息化建设能够为企业的档案管理工作提速，有效分析企业档案建设存在的一些实质性问题。基于此，本文重点阐述现阶段工程企业档案信息化建设中存在的问题，并就其信息化建设提出相应的对策。关键词大数据时代;工程企业;档案;信息化建设doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2020.12.089中

2、图分类号G270.7文献标识码A文章编号1673-0194（2020）12-0-020引 言随着科技的发展，大数据时代已然拉开了帷幕，在全新的时代背景下，各行各业若想抓住时代发展的脉络，必须不断探索经济技术在行业中的应用，以提高企业工作效率。对于工程企业来说，档案是记录工程进度、为质检工作和后期相关工作提供依据的重要载体，档案管理效率直接关乎企业可持续发展水平。因此，工程企业应该意识到在档案管理工作中应用信息化的重要性，不仅会极大地提高管理效率，还会彻底改善工程企业的建设局面，拓宽企业的发展空间。1档案信息化建设过程中存在的问题1.1建设速度缓慢随着科学技术的突飞猛进发展，各大工程企业都开始探

3、索档案信息化的建设进程。结合我国现阶段的工程企业档案信息化建设水准来说，尽管很大一部分工程企业已经为相关建设投入了大量的人力、物力资源，但是客观来说，我国的工程企业档案信息化管理进程依旧无法跟上经济建设的脚步，整体来说，相关建设工作缺乏规范化的行业标准，不具备健全的管理体系。尤其是在工程企业中，企业涉及的相关信息十分庞杂，且信息分散，提高了管理难度。除此以外，很大一部分企业偏重传统的纸质档案，对纸质档案的依赖性较强，没有将发展重点放在档案信息化建设方面。1.2重视程度不高近年来，我國数据信息技术开始兴起，以数据信息技术为依托的工程企业档案信息化管理建设处在起步时期，一些发展问题逐渐暴露。比如，

4、工程档案管理质量不高、搜索效率较慢、缺少高水平的档案管理人员、管理人员的违规操作频率较高等，这些都是制约档案信息化建设的重要因素，侧面印证企业档案改革的重视程度还有待提升。与此同时，国家对工程企业的档案信息化没有制定完备的法律制度，无法以法规的形式保障档案信息的安全。除此之外，结合我国现阶段的工程企业发展战略来说，重施工、轻管理仍是一项共性问题，这种意识观念若无法根除，那么在后续进行档案收集、整合、存档、移交等事项时将存在很多问题，无法真正和工程施工同步开展，导致施工严重流于形式主义。1.3档案库房不足经过调查显示，绝大多数的工程企业在进行档案信息化改革中都存在档案库房不足这一现实约束条件，尽

5、管这些企业单位对相关信息化建设工作给予了很高的重视度，并配备了管理档案的办公设施，但是面对档案库房空间短缺的问题，部分企业可能不得不将特殊的工程方案和公司的行政方案一同存放，增加后期的档案搜索难度，且无法保证档案保护与管理的有效性。此外，档案库房不足给企业工程档案的整合与使用带来比较严重的负面效应，制约企业的常规工作开展。2企业档案信息化的建设途径2.1强化档案信息化管理意识随着大数据技术以及信息技术等新兴技术的逐渐崛起，越来越多的工程企业逐渐意识到工程档案管理与信息化技术融合的重大战略意义。首先，开展科学合理的信息化建设能够在很大程度上帮助档案管理人员简化档案管理程序，减轻相关人员的工作量，

6、降低该项工作对人力资源的依赖性，实现档案的高效管理。尽管我国现阶段档案管理信息化建设仍处于起始阶段，但是各大工程企业的管理层人员应强化企业内部人员的档案信息化管理意识，培养工作人员正确的思维模式，让其迅速从传统的纸质档案管理切换到信息化档案录入与管理工作中。与此同时，工作人员还应借助互联网技术打造安全高效的档案管理平台，加强信息化技术在企业档案管理工作中的时效性，全面把关，确保不存在可能导致档案管理工作出现疏漏的问题。除此之外，工程企业要对管理人员的信息化水平进行严格审核，确保人员具备创新档案管理工作的资质。同时，安排人员定期对信息化档案管理的相关设备进行检测，确保其能够以稳定的状态实现数据信

7、息录入与检索，保证信息档案的完整性和真实性，帮助工程企业早日实现档案信息化建设的总目标。2.2提高人员档案信息化管理技能在工程企业档案管理工作中，信息化改革不仅能够提升档案管理工作效率，同时可以大幅度压缩档案管理人员的工作量。所以，工程企业方面应该意识到信息化档案管理工作中专业人才的重要性，即他们是发挥信息化档案管理价值优势的核心要素。所以，工程企业方面应该招聘并培训一批能够满足档案信息化管理要求水准的专业人员，提高他们的专业能力和素质水平，确保其能在工程企业档案管理信息化建设工作中得心应手。具体来说，工程企业在档案信息化建设过程中，应该认识到新时代档案管理的新要求，全面总结传统纸质档案管理模

8、式的弊端，并最终以信息化建设为导向制定企业档案管理规划。与此同时，企业方面可以对富有档案管理经验的人员进行专门的计算机网络技术培训，至少要求其掌握档案管理工作所需要的各项计算机技能。正所谓在其位谋其政，档案管理工作的相关负责人必须以高度的热情投身于档案管理信息化建设工作中，以积极的面貌对待企业档案管理信息化改革，严格履行档案管理人员的基本职责。加大对档案管理信息化建设的宣传力度，确保包括档案管理人员在内的企业人员形成对档案信息化管理的精准认知，优化信息化档案管理团队的内部结构。除此以外，在经过必要的技能培训和岗位培训之后，工程企业应评估检测从事档案管理工作的人员进行服务态度和信息技术水平，结合

9、检测结果合理安排岗位，并根据企业的奖惩制度对其进行激励。如此一来，企业的档案管理人员能够真正意识到档案信息化管理的大趋势，自觉提升操作技能和管理技能，提高对现代化档案信息处理工具的熟练程度。总的来说，档案管理人员是企业落实档案信息化改革的直接对象，业务能力的强弱、素质以及工作效率的高低影响企业管理工作的规范化发展，值得工程企业重点把控。2.3建设自动化档案管理模式想要落实全方面、系统化的信息化档案管理工作，工程企业就要有健全自动化管理模式，结合企业的实际发展情况，加强自动化档案管理模式建设。工程企业单位应该初步明确自动化档案管理建设的总目标，学习借鉴国内外其他领域的自动化档案管理成果，构建更加

10、先进的自动化档案管理科技设备，推动档案管理进程。结合现阶段的自动化技术发展情况来说，能够应用于自动化档案管理模式建设的技术主要包括数码扫描识别技术、电子标签以及光学字符识别技术等。以光学字符识别技术为例，该技术主要以数码相机或扫描仪等电子设备为载体，通过这些电子设备直接打印书籍或纸质资料上的印刷体字符，通过光学原理确定形状，并将其转换为黑白点阵的图像文件。在光学字符识别技术的作用下，原本的印刷文字可以被翻译成计算机文字。光学字符识别技术在档案管理信息化建设中的应用，不仅能够保证信息识别的正确率，而且还能实现数据信息的自动筛查、自动搜索以及关键词提取等工作，大幅降低了档案信息管理人员的工作难度。

11、档案管理人员通过档案信息管理的自动处理功能，改變传统的每份档案信息只能对应一份信息的弊端，真正推动工程企业档案管理的现代化建设进程，对企业开展管理工作具有不可替代的意义。2.4实现档案网络化管理在网络信息时代，越来越发达的互联网技术为工程企业档案信息化改革提供了全新的思路，因此，工程企业在践行档案管理改革工作的过程中，应该把握时代脉络，巧妙构建与档案管理一致的网络信息化平台，提高档案管理工作的实际效率。在传统的档案管理工作中，纸质档案所占的空间较大，且极易由于一些意外事故发生资料损毁与丢失，但是如果能够将相关文件数据上传到网络信息化平台中，则能从根源上解决信息损坏与丢失问题，提高文件信息管理的

12、安全性。比如，在工程企业单位中，为了使档案存储与管理更加便捷，企业可以通过扫描或录入的方式将传统的纸质工程文件资料上传到计算机设备中，让其以图像或电子档案的形式得以在网络平台永久性保存。而档案管理人员只需要在企业的局域网上开展例行工作，通过简易操作，就能完成档案管理的各个流程工作，不需要企业额外开辟过多的资料存储空间，同时能保全信息资料。此外，通过档案网络化管理，管理人员只需要检索关键词，就可以找出工程的具体资料，使档案调取工作更加便捷，符合新时代的发展需求。3结 语大数据时代，档案管理信息化建设是工程企业发展的必然需求。各大工程企业务必须结合自身的实际发展需求，采取多方面措施推动信息化档案管理改革，提高档案管理水平，为企业资料查询夯实基础，推动企业信息化建设。主要参考文献1李月华.信息时代铸造企业档案工程信息化建设浅谈J.现代铸铁，2019（5）：62-64.2黄兆梅.论工程设计企业档案的信息化建设J.办公室业务，2017（18）：103.3李文婷.浅谈工程档案信息化建设J.就业与保障，2017（16）：36-37.