谈自学考试电子档案的建设.pdf

1、谈自学考试电子档案的建设摘要充分认识自学考试电子档案建设与管理的重要性，提高档案工作者专业知识水平，是我们当前乃至今后一个时期需要特别关注的问题。本文从目前自学考试电子档案管理存在问题，提出了相应的建议。关键词电子档案问题建设近年来，考生档案信息电子化已经是自学考试适应时代变化的必然趋势，但由于各种原因自考系统档案信息电子化水平还不高，有些省、市自考办还停留在传统纸质档案管理的模式。因此当前自考界围绕如何建设及应用考生电子档案方案层出不穷，做的也很多。自学考试考生档案信息化必须以数字化、网络化和信息共享为主要内容，它的产生、移交、归档、管理和使用都是基于互联网、专用网和局域网环境下进行。在现实

2、条件下，要全部实现考生档案信息化管理还面临着许多问题。实现自学考试考生档案信息电子化存在的问题1，软件信息管理功能可操作性差，缺乏通用性。各省、市自考办使用的计算机软件不能互用，没有一个既适用于文件检索又可用于考生档案信息管理的计算机管理软件系统，就不能利用计算机完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果。目前自考办系统乃至全国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，难已适应考生档案信息资源共享的要求，制约了自学考试考生档案信息化的进程。2，标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工

3、作的规范化和标准化。但由于历史原因，馆室收藏档案业务基础差：案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。3，在新环境下，自学考试考生电子档案的安全问题有待重视。在网络环境下，数字档案信息化应用过程中存在的安全隐患问题表现在数字档案网络化应用、基础环境的技术方案、应用系统和设备故障主要四方面。无论哪一方面存在问题，都会导致数据完全丢失或者系统无法保持原有的有序的存贮状态，这样所造成的危害和损失都是非常大的。4，自学考试信息管理部门人员的素质有待提高。实现考

4、生档案信息化，首先管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多自学考试办公室缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用。对自学考试电子档案建设的思考1，自学考试考生档案的数字化、传递网络化、存储海量化、服务自动化、信息共享化的巨大优势激发了自考界建设电子档案的热情。电子档案建设是一项庞大而又复杂的系统工程，而且需要巨额资金和高新技术作保证。在目前，自考界许多人都觉得建设数字档案所面临的主要困难仅仅是资金不足，其实电子档案的建设还处在探索阶段，除了存在资金不足的难题

5、外，还有许多难题，其中既有技术因素，也有非技术因素。要实事求是地分析现状，逐步解决自学考试档案信息管理工程的数据压缩、数据组织、数据检索、海量信息存储与调配等技术和应用软件中存在的问题。2，做好电子文件的收集归档工作。电子档案的档案信息资源建设有两个方面：一方面是对考生档案的数字化处理；另一方面是做好电子文件的收集归档。对于后者它是今后电子档案建设的基础，做好电子文件的收集归档工作就成为电子档案建设的重要前提和步骤。因此，从现在起就要做好电子文件的归档管理工作，要对本地区各部门目前已经形成的应当归档的电子文件进行全面、系统地调查和了解并进行收集归档，还应采取相应的管理手段和技术措施以保证归档文

6、件的真实、完整和有效。如果不采取有效措施做好电子文件的收集归档工作，就很容易使这些电子文件丢失或失真。做好电子文件的收集归档工作，不仅为数字化档案建设提供丰富的档案信息资源，而且还可以减少档案信息数字化的重复劳动。3，要求系统在设计之初应充分考虑到系统的安全应急措施、数据的异地备份等硬备份管理策略。同时要在网络的基础建设、系统升级、人文策略、系统权限等方面加强安全管理，保证档案电子数据的真实性、稳定性。4，推进档案信息化的关键是人才。档案信息电子系统的骨干力量是计算机技术队伍，其素质水平直接影响电子信息化水平的提高。档案人员要做好电子文件的管理，既要懂计算机技术，又要懂得进一步深化发展了的档案

7、学理论、原则和经过改革的档案管理方法与技术。在管理上，需要研究岗位适用机制，改变人才观念，建设梯型人才结构，即高级应用人才与初级人才要有合理比例等。还要引入竞争机制，对某些项目实行项目管理，在保证完成档案建设的前提下，开展对社会有偿服务等。5，各级自考办领导者的重视和关心是推进档案信息电子化的重要影响因素。我们常常看到，由于领导者的现代化管理意识强，在没有资金的情况下，想方设法配备先进的计算机设备，选调计算机方面的专业人才，把现代化管理工作列入本单位重要达标工作内容来进行考核、奖惩，使本单位档案现代化管理工作卓有成效，年年都有新进展。由此看来领导者重视，是保证现代化管理工作顺利开展的关键。总之，自学考试电子档案的建设是一项系统的、基础性的工作。尽管在具体的考生档案信息化建设过程中还存在着许多问题，但档案信息电子化是未来自学考试发展的必然趋势，它的建设会更加有助于自学考试管理工作的信息化、现代化。因此，我们应根据需要和可能的原则，区别轻重，分清步骤，依据条件，量力而行，不断提高自学考试考生档案信息化管理水平。